Request for Independent Consultants (RFIC)

Issue date: April 4, 2025

Application number: 2025-1124-003

Deadline for questions: April 8, 2025. 5:00 PM

Deadline to apply: April 11, 2025, 5:00 PM

Counterpart International (hereinafter Counterpart) invites applications for the consultancy services described in this Independent Consultant Request (RFIC). These services are required as part of the Nourish and Flourish Project, funded by the United States Department of Agriculture (USDA).

Hereby, Counterpart invites national independent consultants (hereinafter, "applicants") to submit proposals (hereinafter, "applications") for providing consultancy services for the "Evaluation and Design of Menus for Educational Centers in the Departments of San Miguel and Morazán, within the framework of the McGovern-Dole International Food for Education and Child Nutrition Program in El Salvador." As a result of this RFIC, Counterpart expects to issue one (1) Independent Consultancy Agreement (ICA).

Solicitud de Consultores Independientes (RFIC)

Fecha de emisión: 4 de abril de 2025

Número de solicitud: 2025-1124-003

Fecha límite para preguntas: 8 de abril de 2025. 5:00 p.m.

Fecha límite para postular: 11 de abril de 2025, 5:00 p. m.

Counterpart International (en adelante, Counterpart) invita a presentar solicitudes para los servicios de consultoría descritos en esta Solicitud de Consultor Independiente (RFIC). Estos servicios son necesarios como parte del Proyecto Nutrir y Florecer, financiado por el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA).

Por la presente, Counterpart invita a consultores independientes nacionales (en adelante, "solicitantes") a presentar propuestas (en adelante, "solicitudes") para la prestación de servicios de consultoría para la "Evaluación y Diseño de Menús para Centros Educativos en los Departamentos de San Miguel y Morazán, en el marco del Programa Internacional de Alimentos para la Educación y Nutrición Infantil McGovern-Dole en El Salvador". Como resultado de este RFIC, la Contraparte espera emitir un (1) Acuerdo de Consultoría Independiente (ICA).

INSTRUCTIONS TO APPLICANTS

Application validity period

Applications must be valid for thirty (60) calendar days from the deadline date indicated above. Any application valid for a shorter period may be rejected as non-compliant.

Clarification Period

Clarifications may be requested in writing no later than April 8, 2025, until 5:00 pm El Salvador time. Send the request for clarifications to procurement.elsalvMGD@counterpart.org and detail in the subject: “Clarifications for RFIC-2025-1124-003". Telephone calls will not be answered.

Counterpart’s rights and notification of award

1. Only pre-selected candidates will be contacted for an interview.
2. Counterpart reserves the right to conduct additional steps in the selection process as necessary, such as interviews, presentations, employment verification, etc.
3. Counterpart reserves the right to accept or reject any application.
4. Counterpart reserves the right to accept late applications if it deems it in its best interest.

Application Content/ Submission Requirements.

The following documents should be included in the application:

• The applicant’s Curriculum Vitae (CV) and any relevant attachments, such as sample reports, materials, or research relevant to the consultancy. Additionally, include a summary of prior consultancy experiences related to this work.
• Information on past results – Three (3) certified letters of recommendation from previous employers/clients for similar services described in the scope of work. This list must include the name, title, organization, email, and phone number of a contact person for each reference that Counterpart can contact. Counterpart will not accept certified copies of letters of recommendation from the last five (5) years.
  • Copy of the valid Unique Identity Document (DUI).
  • Technical proposal (maximum 10 pages) including at least the following sections:
    • Introduction
    • Technical-methodological proposal
  • The technical proposal should include the CV for the Consultant

Proposed methodology and consultancy structure, including:

1. 1. Detailed methodology
   2. Design, with a detailed description of tools to be used
   3. Methods and tools
      • Cost proposal
      • Signed cover letter confirming compliance with Annex A.
      • References (Maximum 1 page).

Economic Offer: The total proposed price should not exceed USD$ 3,000. All logistical costs, such as transportation and any other necessary expenses, must be included in the offer, as Counterpart will not directly assume these costs under any circumstances. A breakdown of all anticipated expenses should also be included.

1. 1. Based on the total budget, applicants should propose payment amounts per deliverable, as specified in Section II of this RFIC.
   2. Note that based on Article 156 of the Salvadoran Tax Code – Retention for service provision – Counterpart will withhold on all payments made to individuals.

All requests should be sent to: procurement.elsalvMGD@counterpart.org  with the subject RFIC-2025-1124-003

Evaluation Criteria

Counterpart anticipates awarding one (1) independent consulting agreement (ICA) to the responsible applicant whose application is deemed the most advantageous based on the evaluation criteria listed below:

Candidates will be evaluated in accordance with the criteria established above which will be applied at Counterpart’s discretion. The minimum number of points required to be considered for award is 70 points.

DESCRIPTION OF THE CONSULTANCY

This service will be implemented over an estimated period from April 21, 2025, to June 11, 2025. At its discretion, and in agreement with the consultant, the project may extend the contract period and increase the number of deliverables required to meet its needs.

Objective of the assignment

General:

Evaluate and design food menus for educational centers in the departments of San Miguel and Morazán, within the framework of the McGovern-Dole International Food for Education and Child Nutrition Program in El Salvador, using pre-selected foods, in consultation and collaboration with members of the PASE team and Counterpart International.

Specifics:

• Nutritionally evaluate the menus established by the PASE program of the Ministry of Education (MINEDUCYT) of El Salvador, including an analysis of the calories, vitamins, and nutrients provided. The evaluation should include a breakdown by age group (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 years).
• Design nutritional and context-specific menus for children and adolescents in school age, adapted by age group (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 years). These should be based on donated products from the United States and locally purchased products. If necessary, new products may be suggested, but only for locally purchased products, such as fortified cornmeal, cabbage, cucumber, banana, carrot, squash, and tomato.

Scope of Work

The Consultant is expected to provide the following services/tasks:

• Establish a methodology that includes document analysis, mapping, and consultations with stakeholders to achieve the consultancy objectives.
• Create a plan and schedule of activities.
• Closely coordinate with authorities from the Ministry of Education MINEDUCYT and the Alimenta y Florece project to ensure the objectives are met.

Deliverables

• Conduct an analysis of the menus established by the PASE program of MINEDUCYT to determine their nutritional level, including an analysis of calories, vitamins, and nutrients provided. The evaluation must include a breakdown by age group (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 years).
• Design at least 10 nutritional menus for children and adolescents in the pre-primary, primary, and high school education cycles. These menus should be adapted for the age groups (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 years) and ensure they cover at least 35% of their daily caloric needs. (Adapted means the nutritionally necessary portions according to the age of the child or adolescent). The menus should be based on donated and locally purchased products. If necessary, new products may be suggested, but only for locally purchased products, including: fortified cornmeal, cabbage, cucumber, plantain, carrot, squash, and tomato. The designed menus must be contextualized for the departments of San Miguel and Morazán, ensuring they are acceptable to children and adolescents.
• The designed menus must be accompanied by their respective recipes.
• Based on the designed menus and the portions and number of students to be served, estimate the quantity (metric tons) of products required.
• Present a final report of the consultancy and all the information collected during the process.

In order to provide the necessary inputs for the design and development of the products outlined in this consultancy, CI will provide the following information:

• Provide the consultant with timely information and available documentation that can be used for the development of the consultancy.
• Facilitate, accompany, and supervise the service development to ensure high-quality work.
• Provide institutional support to facilitate the consultancy.
• Facilitate access to institutions and stakeholders as required for the development of the service, according to an established work plan.
• Review the consultant's deliverables on time to ensure compliance with the schedule.
• Maintain and facilitate communication with the project team to ensure optimal development of the consultancy.
• Counterpart International will pay for the services provided according to the amount and deadlines established in the Work Plan and approved schedule, as long as the deliverables meet Counterpart International’s quality standards and satisfaction.

Location of Service and Other Conditions

The consultant will not have a physical presence at the Counterpart International offices in El Salvador but will operate independently. This includes working from their own facilities. The consultant is responsible for all necessary logistical coordination for the consultancy services, except for what is established in item 5 above. If necessary, the consultant must be present in the intervention area to strengthen the research.

D. Supervision and Reporting

The selected individual will report directly to a designated coordinator of the Alimenta y Florece Project to supervise the consultancy. All deliverables must be sent via email to the Coordinator of Government Initiatives or the designated person.

Expected results, deliverables

Payment Method

The Alimenta y Florece Project requires a 30-day credit period to cover each payment established in the contract with the awarded supplier.

To request payment, the following must be submitted:

a) Approval of each deliverable by the contract administrator.

b) Invoice or receipt of final consumer in the name of: Counterpart International, Project 1124.

c) Payments may be made via bank transfer.

INSTRUCCIONES A LOS SOLICITANTES

Periodo de validez de la solicitud

Las solicitudes deberán tener una vigencia de treinta (60) días calendario a partir de la fecha límite indicada anteriormente. Cualquier solicitud válida por un período más corto puede ser rechazada por no conforme.

Período de aclaración

Las aclaraciones podrán ser solicitadas por escrito a más tardar el 8 de abril de 2025, hasta las 5:00 pm hora de El Salvador. Enviar la solicitud de aclaraciones a procurement.elsalvMGD@counterpart.org y detallar en el asunto: "Aclaraciones para RFIC-2025-1124-003". Las llamadas telefónicas no serán atendidas.

Derechos de la contraparte y notificación de adjudicación

1. Solo los candidatos preseleccionados serán contactados para una entrevista.
2. La contraparte se reserva el derecho de realizar pasos adicionales en el proceso de selección según sea necesario, como entrevistas, presentaciones, verificación de empleo, etc.
3. La contraparte se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier solicitud.
4. La contraparte se reserva el derecho de aceptar solicitudes tardías si lo considera en su mejor interés.

Contenido de la solicitud/Requisitos de presentación.

En la solicitud se deben incluir los siguientes documentos:

• El Curriculum Vitae (CV) del solicitante y cualquier archivo adjunto relevante, como informes de muestra, materiales o investigaciones relevantes para la consultoría. Además, incluya un resumen de las experiencias previas de consultoría relacionadas con este trabajo.
• Información sobre resultados anteriores: tres (3) cartas de recomendación certificadas de empleadores/clientes anteriores para servicios similares descritos en el alcance del trabajo. Esta lista debe incluir el nombre, cargo, organización, correo electrónico y número de teléfono de una persona de contacto para cada referencia con la que la Contraparte pueda contactar. La contraparte no aceptará copias certificadas de cartas de recomendación de los últimos cinco (5) años.
• Copia del Documento Único de Identidad (DUI) vigente.
• Propuesta técnica (máximo 10 páginas) que incluya al menos los siguientes apartados:
• Introducción
• Propuesta técnico-metodológica
• La propuesta técnica debe incluir el CV del Consultor

Metodología y estructura de consultoría propuestas, que incluyen:

1.  
1. Metodología detallada
2. Diseño, con una descripción detallada de las herramientas a utilizar
3. Métodos y herramientas
• Propuesta de costos
• Carta de presentación firmada que confirme el cumplimiento del anexo A.
• Referencias (Máximo 1 página).

Oferta Económica: El precio total propuesto no debe superar los USD$ 3.000. Todos los costos logísticos, como el transporte y cualquier otro gasto necesario, deben incluirse en la oferta, ya que la Contraparte no asumirá directamente estos costos bajo ninguna circunstancia. También se debe incluir un desglose de todos los gastos previstos.

1.  
1. Sobre la base del presupuesto total, los solicitantes deben proponer montos de pago por entregable, como se especifica en la Sección II de este RFIC.
2. Tenga en cuenta que con base en el artículo 156 del Estatuto Tributario salvadoreño – Retención por prestación de servicios – Contraparte retendrá sobre todos los pagos realizados a las personas físicas.

Todas las solicitudes deben enviarse a: procurement.elsalvMGD@counterpart.org con el asunto RFIC-2025-1124-003

Criterios de evaluación

La contraparte anticipa la adjudicación de un (1) acuerdo de consultoría independiente (ICA) al solicitante responsable cuya solicitud se considere más ventajosa en función de los criterios de evaluación que se enumeran a continuación:

Los candidatos serán evaluados de acuerdo con los criterios establecidos anteriormente, los cuales serán aplicados a criterio de la Contraparte. El número mínimo de puntos requeridos para ser considerado para el premio es de 70 puntos.

DESCRIPCIÓN DE LA CONSULTORÍA

Este servicio se implementará durante un período estimado desde el 21 de abril de 2025 hasta el 11 de junio de 2025. A su discreción, y de acuerdo con el consultor, el proyecto puede extender el período del contrato y aumentar el número de entregables necesarios para satisfacer sus necesidades.

Objetivo del encargo

General:

Evaluar y diseñar menús de alimentos para centros educativos en los departamentos de San Miguel y Morazán, en el marco del Programa Internacional de Alimentos para la Educación y Nutrición Infantil de McGovern-Dole en El Salvador, utilizando alimentos preseleccionados, en consulta y colaboración con miembros del equipo de PASE y Counterpart International.

Detalles:

• Evaluar nutricionalmente los menús establecidos por el programa PASE del Ministerio de Educación (MINEDUCYT) de El Salvador, incluyendo un análisis de las calorías, vitaminas y nutrientes aportados. La evaluación debe incluir un desglose por grupos de edad (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 años).
• Diseñar menús nutricionales y contextuales específicos para niños y adolescentes en edad escolar, adaptados por grupos de edad (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 años). Estos deben basarse en productos donados de los Estados Unidos y productos comprados localmente. Si es necesario, se pueden sugerir nuevos productos, pero solo para productos comprados localmente, como harina de maíz fortificada, repollo, pepino, plátano, zanahoria, calabaza y tomate.

Alcance del trabajo

Se espera que el Consultor preste los siguientes servicios/tareas:

• Establecer una metodología que incluya el análisis de documentos, el mapeo y las consultas con las partes interesadas para lograr los objetivos de la consultoría.
• Crea un plan y un cronograma de actividades.
• Coordinar estrechamente con las autoridades del Ministerio de Educación, el MINEDUCYT y el proyecto Alimenta y Florece para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Entregas

• Realizar un análisis de los menús establecidos por el programa PASE del MINEDUCYT para determinar su nivel nutricional, incluyendo un análisis de las calorías, vitaminas y nutrientes aportados. La evaluación debe incluir un desglose por grupos de edad (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 años).
• Diseñar al menos 10 menús nutricionales para niños, niñas y adolescentes de los ciclos de educación preescolar, primaria y bachillerato. Estos menús deben adaptarse a los grupos de edad (6-9, 10-12, 13-15, 16-18 años) y asegurar que cubren al menos el 35% de sus necesidades calóricas diarias. (Adaptado significa las porciones nutricionalmente necesarias de acuerdo a la edad del niño o adolescente). Los menús deben basarse en productos donados y comprados localmente. Si es necesario, se pueden sugerir nuevos productos, pero solo para productos comprados localmente, que incluyen: harina de maíz fortificada, repollo, pepino, plátano, zanahoria, calabaza y tomate. Los menús diseñados deben estar contextualizados para los departamentos de San Miguel y Morazán, asegurando que sean aceptables para los niños, niñas y adolescentes.
• Los menús diseñados deben ir acompañados de sus respectivas recetas.
• Con base en los menús diseñados y las porciones y el número de estudiantes a servir, estime la cantidad (toneladas métricas) de productos requeridos.
• Presentar un informe final de la consultoría y toda la información recopilada durante el proceso.

Con el fin de proporcionar los insumos necesarios para el diseño y desarrollo de los productos descritos en esta consultoría, CI proporcionará la siguiente información:

• Proporcionar al consultor información oportuna y documentación disponible que pueda ser utilizada para el desarrollo de la consultoría.
• Facilitar, acompañar y supervisar el desarrollo del servicio para garantizar un trabajo de alta calidad.
• Brindar apoyo institucional para facilitar la consultoría.
• Facilitar el acceso a las instituciones y actores que se requieran para el desarrollo del servicio, de acuerdo con un plan de trabajo establecido.
• Revisar los entregables del consultor a tiempo para garantizar el cumplimiento del cronograma.
• Mantener y facilitar la comunicación con el equipo del proyecto para asegurar el óptimo desarrollo de la consultoría.
• Counterpart International pagará por los servicios prestados de acuerdo con el monto y plazos establecidos en el Plan de Trabajo y cronograma aprobado, siempre y cuando los entregables cumplan con los estándares de calidad y satisfacción de Counterpart International.

Ubicación del servicio y otras condiciones

El consultor no tendrá presencia física en las oficinas de Counterpart International en El Salvador, sino que operará de manera independiente. Esto incluye trabajar desde sus propias instalaciones. El consultor es responsable de toda la coordinación logística necesaria para los servicios de consultoría, a excepción de lo establecido en el punto 5 anterior. Si es necesario, el consultor debe estar presente en el área de intervención para fortalecer la investigación.

D. Supervisión y presentación de informes

La persona seleccionada reportará directamente a un coordinador designado del Proyecto Alimenta y Florece para supervisar la consultoría. Todos los entregables deben enviarse por correo electrónico al Coordinador de Iniciativas Gubernamentales o a la persona designada.

Resultados esperados, entregables

Forma de pago

El Proyecto Alimenta y Florece requiere un plazo de crédito de 30 días para cubrir cada pago establecido en el contrato con el proveedor adjudicatario.

Para solicitar el pago, se debe presentar lo siguiente:

a) Aprobación de cada entregable por parte del administrador del contrato.

b) Factura o recibo del consumidor final a nombre de: Counterpart International, Proyecto 1124.

c) Los pagos se podrán realizar mediante transferencia bancaria.

Minimum Qualifications

• University degree (at least a bachelor's degree or equivalent) in Nutrition.
• Master's degree in food and nutrition (desirable).
• At least five (5) years of experience in community-level food and nutrition education, especially in the PASE program of the Ministry of Education (MINEDUCYT) (desirable).
• Experience in designing school menus.
• Excellent organizational, analytical, oral, and written communication skills.
• Native Spanish speaker (mandatory), proficiency in English is an advantage.
• Only Salvadoran consultants will be considered.

Cualificaciones mínimas

• Titulación universitaria (al menos licenciada o equivalente) en Nutrición.
• Maestría en Alimentación y Nutrición (deseable).
• Al menos cinco (5) años de experiencia en educación alimentaria y nutricional a nivel comunitario, especialmente en el programa PASE del Ministerio de Educación (MINEDUCYT) (deseable).
• Experiencia en el diseño de menús escolares.
• Habilidades de comunicación excelentes, analíticas, orales, y escritas.
• Hablante nativo de español (obligatorio), el dominio del inglés es una ventaja.
• Solo se considerarán consultores salvadoreños.