Counterpart International, Inc.

Asistente de administración y subvenciones

Job Locations SV-San Salvador
Category
Programs
Employment Type
Full-time
Job Type
Local

Overview

El Programa Fortalecimiento del Sistema de Derechos Humanos (SHRS por sus siglas en inglés) de El Salvador es financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID por sus siglas en inglés) e implementado por Counterpart International en asociación con organizaciones locales e internacionales. El Programa SHRS se implementará en El Salvador hasta febrero de 2025. Actualmente, Counterpart está buscando un/a Asistente Administrativo/a y de Subvenciones responsable de ayudar en la configuración y ejecución de las operaciones diarias de la oficina del programa SHRS. 

 

Las responsabilidades principales incluyen la coordinación general de la oficina, incluida la adquisición de suministros de oficina, la localización y el establecimiento de relaciones con proveedores, y la preparación de reuniones. Este puesto requiere la capacidad de gestionar múltiples tareas. Se requiere una persona organizada, ingeniosa, con excelentes habilidades de servicio al cliente, que disfrute de un ritmo rápido de trabajo, en un ambiente colegiado y profesional. El/la Asistente Administrativo/a y de Subvenciones reportará al Gerente de Administración y Finanzas y apoyará al equipo técnico de Subvenciones. Esta es una posición de tiempo completo con sede en San Salvador, El Salvador. Ciudadanos salvadoreños son alentados a presentar su solicitud.  

Responsibilities

El/la Asistente Administrativo/a y de Subvenciones tendrá a su cargo la realización de las siguientes funciones: 

 

Admnistración y Finanzas 

 

  • Llevar a cabo todas las funciones de recepcionista, incluida la respuesta y transferencia de llamadas telefónicas, la programación de recogidas de mensajería; manejar el correo entrante/saliente y saludar a los invitados; 
  • Gestionar las necesidades de suministros de oficina; 
  • Gestión y control de caja chica; 
  • Ayudar a los nuevos empleados con los procedimientos de la oficina; 
  • Ayudar a gestionar las interacciones con los proveedores del Programa; 
  • Gestionar agendas de la directora internacional y el director técnico y coordinar el transporte cuando sea necesario; 
  • Redactar correspondencia oficial con alto nivel de profesionalismo; 
  • Coordinar el catering para las reuniones; 
  • Gestión de apoyo de las instalaciones de oficina y salas de reuniones; 
  • Ayudar a coordinar el horario de los conductores del programa contratado; 
  • Coordinar todos los arreglos de viaje del personal del programa; 
  • Coordinar y preparar el espacio de oficina para nuevos empleados, consultores a corto plazo o personal visitante de la sede central; 
  • Brindar apoyo en los procesos de recursos humanos. 

 

Subvenciones  

 

  • Desarrollar procesos de facturación y pagos o desembolsos a las organizaciones subvencionadas bajo la supervisión del Coordinador Técnico de Subvenciones. 
  • Apoyar al Coordinador Técnico de Subvenciones en los procesos de gestión de adquisiciones bajo acuerdos de Subvenciones en especie. 
  • Gestionar el correo electrónico institucional del área de Subvenciones para garantizar respuestas oportunas a los socios y comunicaciones internas, y archivar en sus respectivas carpetas. 
  • Apoyar en la elaboración de memorias de reuniones de los Comités Técnicos de Evaluación de las solicitudes de aplicación a Subvenciones y en la recolección de las firmas respectivas. 
  • Ayudar a organizar y archivar toda la documentación relacionada con los informes financieros y de costos compartidos de las subvenciones. 
  • Asistir al Coordinador Técnico de Subvenciones en la gestión y actualización de diferentes trackeres, para garantizar el control operativo del programa de Subvenciones del Proyecto. 
  • Apoyar a la Coordinadora Senior de Subvenciones en los procesos de gestión de documentación para otorgar subvenciones y preparar enmiendas a los acuerdos de subvención. 
  • Mantener actualizados los archivos de cada subvención de acuerdo con la estructura de contenido definida.  
  • Apoyar a la Gerente de Subvenciones en los procesos de preparación y logística de las reuniones internas y externas. 
  • Otras funciones que le asigne el Gerente de Administración y Finanzas, el Gerente de Subvenciones, al Director Técnico o Directora Internacional. 

Qualifications

  • Haber cursado al menos dos años de estudios universitarios en una carrera de Ciencias Económicas o afines; 
  • Un mínimo de cinco años de experiencia en un puesto similar; 
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita; 
  • Excelentes habilidades de organización y atención al detalle; 
  • Excelentes habilidades de servicio al cliente; 
  • Fuertes habilidades en aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); 
  • Capacidad para trabajar de forma independiente, priorizar y realizar múltiples tareas; 
  • Habilidad para tomar dirección y trabajo en equipo; 
  • Flexible y con orientación a resultados; 
  • Actitud profesional y capacidad demostrada para manejar información sensible y confidencial; 
  • El dominio del idioma inglés es una ventaja. 

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